【黄文骏】发现生产问题的工具【高清】
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通过学习本课程，你将能够：
● 熟知什么是生产企业的5S；
● 掌握3U MEMO记录问题的技巧；
● 认识发现生产问题的工具；
● 学会利用工具发现生产现场存在的问题。
发现生产问题的工具
一、5S
图1 5S的含义
5S是指对生产现场的各生产要素（主要是物的要素）所处状态不断地进行整理、整顿、清洁、清扫和提高素养的活动。其中整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketu）和教养（Shituke）这五个词语中的第一个字母都是“S”，所以简称“5S”。5S活动在日本的企业中早已广泛实行，类似于我国企业过去推行的文明生产活动。
5S活动总结出在各项活动中，提高员工素养成为全部活动的核心和精髓。近年来，我国企业为了提高生产现场的管理水平，也学习和推行了5S活动。
1.实行5S的目的
在碰到任何问题，或制订任何规范时，都要明确做事情的目的。如果出于在外人参观时，维护企业良好形象的目的而实施5S，实际上是对5S含义的误解。5S在企业生产管理中的作用也体现不出来。
一般而言，生产型企业实行5S的目的主要有以下几方面：
异常管理
管理人员的责任重点在于异常管理。如今很多企业的管理人员都进行了脱产管理，管理人员并不直接参与产品的生产，管理人员的价值就在于能够在生产线出现异常时及时、妥善地解决问题，使公司避免遭受重大的损失。
及时发现异常
管理人员解决异常问题、避免产生损失的第一步就在于能够有效、及时地发现异常。如果无法发现异常，管理人员的能力再强也无法体现。
生产过程中运用5S规划常规事项，相较之下，异常自然容易显现出来。例如，在5S中进行整顿时没有人会在设备表面上漆黑色的油漆，因为黑色油漆虽然耐脏，却难于发现设备异常。而漆的颜色若是浅色，设备的某个零件一旦松脱，油滴到漆面上很容易就能被发现。
行政效率管理
5S的规划不仅包含硬件制造部分，还包含管理效率部分。根据5S的定义，5S就是安排正常地发现异常，其中就包含行政管理。
行政管理的正常情形，是指日常规划下每天所需完成的任务和职责。行政管理人员应按照5S的要求，将日常性的工作正常规划。如果没有预先进行正常的规划，就很难发现管理工作中忽然出现的异常情况。
2.实行5S的意义
5S是公司的最佳“推销员”（Sales）
5S本身展现的意义就是公司最佳的推销员。仅仅通过外观无法判断一家公司的制度是否完善。当客户来公司参观，发现企业生产现场混杂，生产垃圾及库存品凌乱，客户自然就会对该企业的产品质量失去信心。
实施5S实务之后，企业可以按照制度来规划、控制生产的过程，而不再是凭借企业本身的默契。5S会使企业的生产条理清晰。对于企业来说，5S就是向外界宣传公司形象的最佳推销员。
5S是降低生产成本的“节俭家”（Saving）
5S是降低生产成本的指标之一。当企业推行5S时，能切实有效地在生产过程中对需要定量部分的最佳掌握控制，根据所需要的量进行反馈，及时做出修正。由于在生产过程中进行了定量定位，工厂很容易发现异常，如产生不合格品、产品浪费，以及产生多余半成品。
当企业直接发现了产生异常的部分，才能认真思考产生这些异常的原因，通过思考改进的对策来妥善解决问题，从而有效降低产品的生产成本，可见，5S是降低生产成本的“节俭家”。
5S是企业安全生产的“守护神”（Safety）
生产现场杂乱无章会给企业带来很高的潜在危险，在生产过程中容易产生诸如：设备倾倒、电源接头漏电等状况，或为了回避材料而被机器设备碰伤。
通过5S的具体实施就可以有效地清理现场的杂物，保持行道通畅，减少磕碰的机会，创建明快的工作环境。此时5S所起到的效果包括让公司生产现场的环境更为安全，抑制安全事故的发生。
5S是标准的“推动家”（Standardization）
5S能极有成效地推动标准的生成。企业生产现场的每一环节都要进行合理规划，根据生产的经验，将合理的规划逐步标准化。产品生产时，按照作业标准的规定来严格执行，按照检验规范的方式来检验产品的质量。产品生产过程中，相关员工还必须依照注意事项的要求安全生产。如果整个现场的环境杂乱无章，即使硬要强制推行标准化也很难做到。
推行标准化的前提之一就是推行5S，标准化的对象才有针对性，也更有事实依据。通过5S的实施有助于发现生产过程中的异常，推动标准化的实施，防堵异常情况的发生。
5S是工作满意的“创造家”（Satisfaction）
5S同时也是工作满意的“创造家”。企业在推行5S的过程中，有效地让工作环境较为合理，让员工都感到很舒服，对提高员工的满意度，提高员工生产的积极性有直接的良好效果。
如果企业的薪资制度合理，而且保证升迁管道畅通，确保员工工作时与周围的人员相处很好，也能提高员工的工作满意程度。相对来说，工作满意度的提升，必将有利于员工少犯错误。
【案例】
5S保养
曾经有个客户到一家传统的铸造加工工厂参观生产现场，发现这家工厂的5S做得非常好。一般的传统铸造加工工厂通常来讲比较危险，而且环境比较脏、乱，铸造产品经过机械加工之后，车间里应该到处都是铁屑或油污。但是这家工厂的生产现场的清洁、整齐程度大大好于其它制造厂家。
这家企业对设备通常进行每周保养。保养设备时，作业人员拿着布包和工具箱，布包打开之后是一张画满零件轮廓的帆布。工作人员将零件拆卸下来，放到帆布上相应的零件轮廓中。拆卸过程中所需要的工具都摆在木板上。拆卸完毕，对每个零件进行保养或者更换，然后重新组装起来。整个保养过程有条不紊，丝毫不出差错。
原来这家企业的苏总裁对管理特别重视。有一次，他在车间巡视时发现地上有一把扳手，机床加工完之后铁屑没人扫。总裁做的第一件事情就是直接关掉电源总开关，全厂一片漆黑，整个车间好像捣了马蜂窝，所有的人都很紧张起来。因为对于铸造企业，断电1小时就可能使铸造熔炉出现问题，甚至导致设备损坏。等到工作人员把所有的现场清理之后，总裁才合上了电源总开关。
从案例可见，这家铸造厂的5S做得好的缘故是因为有一位管理严格的总裁。5S的推行，需要公司高层主管的关注。如果公司高层主管主观上不关心5S，或本身不了解5S的含义，那么5S就很难实施下去，也很难有良好的效果。
二、3U MEMO
1.为什么需要记录问题
实施了5S的企业中，在正常事情的规划中很容易找到异常的事情。但是问题发现后，由于没有进行必要的记录和归纳，会使问题零零碎碎，难以进行系统的解决处理，也比较被遗忘。
部门主管有发现并及时解决问题的职责。在主管急于处理订单事务的情况下，如果不及时加以记录，那么当时现场出现的定位定置的异常问题就很容易被遗忘。
因此，企业需要具备随时记录生产现场出现问题的良好习惯，及时将发现的不合理的事情记录下来。针对记录的问题，组织有关人员详细分析问题产生的原因，从而为有效地解决问题打下坚实的基础。
2.记录问题的法宝：3U MEMO
什么是3U MEMO
3U MEMO也被称为备忘录，是指将日常性工作中突然想到的方案、概念甚至灵感都及时地记录下来，为更好地深入，开展下一阶段的管理工作打下坚实的基础。例如，在日常工作中，按照事情的紧急程度，可以将事情分为必须立刻处理和稍后处理的事务。管理人员可以使用红色和黄色两种标签将两类事务分类，从而指导自己处理事务的紧急和可暂缓的先后次序。
3U MEMO的具体内容
3U MWMO（改善备忘录）的概念出现，正是为了帮助管理人员在发现生产现场的异常现象时，及时、有效地将问题记录下来并进行分析、处理。3U MWMO改善备忘录需要记录的异常问题包括三类：
不合理的现象。将检验完毕的产品封装在包装盒中送到仓库。为了察看包装盒中的产品是否封装正确，又将封装打开。这显然是不合理的，实际上，只需对部门产品包装进行抽样检查就可以。
不均匀的地方。在生产线中往往有很多人过于繁忙，而有的人却闲得无事可做；有些设备非常紧张，有些设备却长期闲置。这些是属于资源分配不均匀的地方，需要及时地记录问题，寻找调试均匀的方法。
不节省的环节。目前的运作方式下固定的产生废料。材料送去冲料时，只有一个冲孔，但是预留的位置却很大，这部分材料应该加以充分利用。使用备忘录记录这些问题，请模具设计部门适时修改模具，就能节省很多贵重的原材料。
要点提示
3U MWMO（改善忘录）记录的问题：
① 不合理的现象；
② 不均匀的地方；
③ 不节省的环节。
3.观察3U MEMO的技巧
企业的管理人员在使用改善备忘录记录异常时，必须要有技巧才能容易发现问题点。立足于客观的角度，抛开管理人员的主观意识，通过不间断地观察需要改善的作业流程，才能真正记录到最客观的现实。常用的记录异常情况的方法有“5W1H法”和优先关注点。
5W1H法
异常情况记录下来后，就要立即或尽快地逐项考查，从中找出问题和产生问题的原因，寻找改善的方法。通常采用5W1H法对记录的内容进行分析研究。
5W1H是对每一项作业都从“目的（Why）、对象（What）、地点（Where）、时间（When）、人员（Who）、方法（How）”等六个方面提出问题并进行考查的方法。
表1 5W1H分析表
5W1H 现状 为什么 改善
目的（Why） 干的目的 有无必要性 理由是否充分
对象（What） 干什么 为什么要作这个 能否干别的
地点（Where） 在何处干 为什么在此处干 能否换个更好的地点
时间（When） 在何时干 为什么在这时干 能否换个更好的时间
人员（Who） 由谁干 为什么由他干 能否换别人干更好
方法（How） 用什么办法干 为什么这样干 能否有更好的办法
实际运用时，可参照“5W1H分析表”。第一次分析，从六个方面分析现实的状况；第二次分析，从六个方面进一步问为什么；第三次分析，从六个方面考虑能否有更好的方案，能否有替代的办法。从而找到进一步深入改进的方向，才能有针对性地解决问题。
优先关注点
由于生产现场的特点存在着差异，出现问题的概率可能也有所不同。越容易出现问题的地方，3U MEMO越要引起足够的重视。一般来说，3U MEMO应优先关注的地方包括：人多的地方、人员闲置严重的地方，以及人机配合的地方等。
4.改善备忘录的应用及范例
改善备忘录的填写
改善备忘录的格式可以根据自己喜欢的风格制订，所使用的备忘录只需符合实际工作的需要即可。在实际的使用中，管理人员可以结合现场的实际情况，在内容和格式上做出相应的调整。
如图2所示，这种格式的改善备忘录包含17项主要内容，比如文件编号、现场名称、发现问题点的时间、问题点的简要描述以及简单的改善方案和所需资金等。
图2 3U MEMO填写程序
表2 改善备忘录的填写内容
序号 内容 填写说明
1 编号 按照管理人员的个人习惯和企业的生产习惯编订文件的号码
2 所属单位名称 发生问题点的单位名称
3 姓名 问题点发现人和记录主管的姓名
4 作业内容 观察特定的运作流程，发现不合理的地方
5 工程要点 描述流程运作的情形，可以用拍照的方式记录下来
6 工程名称 出现问题的工程或者工序
7 3U内容 将出现的问题点按照3U内容分类
8 日期 发现问题点的时间
9 问题点描述 按照5W1H的内容，具体描述问题点
10 问题点略图 简单画出问题点的图画
11 提出改善方案的时间 记录提出解决问题的具体方案的时间
12 改善方案内容 详细描述改善方案的内容和实施事项
13 简易图形 根据改善方案，画出简易图形
14 改善要点 提炼出改善方案的要点
15 成果 进行改善后的成果
16 金额 改善带来的资金影响
17 与提案的关系 填写部门与改善方案的关联性
改善备忘录的后续工作：知识管理
公司在持续改善过程中，随着备忘记录的增多，获可改善的建议也越来越丰富，此时就需要及时加强知识管理。改造方案的推行过程，就是经验的累积过程。长期从事改善的管理人员，能成功的凭借直觉逐步找出问题点，并迅速拟定出合理的改善方案，为排除异常、解决问题打下坚实的基础。
企业长期积累的改善经验需要得到归纳系统化，上升到管理科学的高度。企业建立了良好的知识管理制度，就可以使解决问题的过程步骤化、标准化。企业持续改善将不仅依赖管理人员个人经验的丰富程度，新管理人员即使没有经验，也可以在参考企业原有知识积累的基础上，进一步提出新的改善想法。
改善备忘录除了进行持续改善的追踪之外，还对企业的知识进行管理。它能将整个公司积累的产品改善和流程改善的经验逐渐汇总，并标准化、程序化和系统化，使得改善的效率也相应增高。改善备忘录能使企业的持续改善落实到生产过程的每一个层面中。
【案例】
模具工厂的知识管理
某企业是一家模具工厂。过去该厂在家庭作坊式生产的年代，生产线的图纸都是用手工绘制或电脑打印出来就发送到生产现场。导致了图纸管理的混乱，当客户的要求发生变更时，原来的图纸却没有回收。
为了彻底解决这一问题，在该企业进行持续改善时，开始要求文件管理部门对每张图纸都分门别类地进行编号、列出清单、注明开始时间和实际完成的日期等。开始实施一段时间后，发现现场的图纸还是没有编码以及清单等。究其原因，图纸打印出来后，由于生产现场临时等着急用，图纸又直接先送到了生产现场。生产现场的人员找不到文件管理部门的文秘管事，无法及时指导图纸的编号，自然也就无法列出清单。这些问题让该企业苦恼不已。
从案例可见，让文件管理部门对图纸进行编码确实不合理，应该制订一套公司的图纸编码规则，文件的编码、发放以及回收都由生产现场来完成。
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